Счетоводство на онлайн магазин: НАП, наложен платеж, куриери и връщания
В онлайн търговията парите минават през платформа, платежен оператор, куриер и банка, преди да стигнат до вас. Всяко звено има свой отчет — и ако не се равняват, оборотът, ДДС и печалбата се разминават. Ето как да го подредите.
- Декларирайте електронния магазин в НАП преди първата продажба — включително при продажби през маркетплейси и социални мрежи.
- Какъв документ издавате зависи от начина на плащане: банков превод, наложен платеж чрез пощенски паричен превод или карта.
- Равнявайте всеки месец: поръчки ↔ куриерски отчети ↔ банка ↔ склад.
- При продажби към потребители в ЕС над 10 000 € годишно се начислява ДДС на държавата на клиента — удобно чрез OSS.
Стъпка 1: деклариране на магазина в НАП
Всеки търговец, който продава стоки или услуги чрез електронен магазин, подава данни за магазина в НАП (чл. 52м от Наредба Н-18) — преди първата продажба и при всяка промяна. Задължението важи и когато продавате през маркетплейси като eMAG, Amazon и Etsy или чрез социални мрежи.
Декларират се данни като името и домейна на магазина, собственика на домейна, хостинг доставчика, начините на плащане и видовете стоки.
Стъпка 2: правилният документ за всеки начин на плащане
Най-честата грешка в онлайн търговията е един и същ процес за всички плащания. Всъщност документът зависи от начина, по който клиентът плаща:
| Начин на плащане | Какво обикновено се изисква |
|---|---|
| Банков превод | Не се издава касова бележка. Фактура при поискване (задължително към фирми). |
| Наложен платеж чрез лицензиран пощенски оператор (пощенски паричен превод) | Не се издава касова бележка — документът на куриера удостоверява плащането. |
| Плащане с карта онлайн | Специфични изисквания за документа за плащане; при определени условия — фискален документ и СУПТО. |
| Наложен платеж, който не е пощенски паричен превод | Фискален документ и изисквания по Наредба Н-18. |
Изискванията по Наредба Н-18 зависят от конкретната настройка на магазина и платежните оператори. Преди да добавите нов метод на плащане, проверете с нас какво ще се промени в документите.
Стъпка 3: месечно равнение
Равнението е сърцето на счетоводството на онлайн магазина. Всеки месец проверяваме четири източника:
- Платформата — поръчки, отказани поръчки, отстъпки, доставки.
- Куриерите — отчети за наложените платежи и таксите им.
- Платежните оператори — картови плащания, комисиони, задържани суми.
- Банката — реално постъпилите суми.
Разминаванията обикновено идват от удържани такси (куриерът превежда нетна сума), от забавени преводи в края на месеца и от върнати пратки, които не са отразени. Когато ги хванете в същия месец, корекцията е лесна. Когато ги откриете при годишното приключване — не.
Връщания и откази
Потребителят има право да се откаже от покупка от разстояние в 14-дневен срок. За счетоводството важно е всяко връщане да:
- е свързано с конкретната продажба (номер на поръчката, фактурата или касовата бележка);
- е документирано — кредитно известие при фактура или съответният документ при касова бележка;
- има проследимо възстановяване на сумата (превод по сметка, сторно по карта);
- е отразено в склада — стоката се връща в наличност или се бракува с протокол.
ДДС при онлайн продажби
- Праг за регистрация в България: 51 130 € облагаем оборот за календарната година. Следете го ежедневно в пиковите месеци — регистрацията става задължителна 7 дни след надвишаването.
- Продажби към потребители в ЕС: когато общите ви продажби от разстояние надхвърлят 10 000 € годишно, начислявате ДДС на държавата на клиента. Режимът „обслужване на едно гише“ (OSS) позволява да декларирате всичко в България.
- Маркетплейси и реклама: комисионите от чуждестранни платформи и рекламата във Facebook или Google обикновено изискват самоначисляване на ДДС. Ако не сте регистрирани по ДДС, но получавате такива услуги от доставчици от ЕС, може да се наложи регистрация по чл. 97а ЗДДС — проверете преди първото плащане.
Склад и себестойност
Без точна себестойност не знаете реалната си печалба. Минималното, което трябва да имате: доставни цени с всички разходи по доставката, наличности по артикули и протоколи за брак, липси и мостри. При по-голям обем си струва връзка между платформата и счетоводния софтуер.
Чеклист за онлайн търговеца
- Магазинът е деклариран в НАП и данните са актуални.
- За всеки начин на плащане знаете какъв документ се издава.
- Куриерските отчети и банката се равняват всеки месец.
- Връщанията са документирани и свързани с продажбата.
- Следите прага за ДДС и продажбите в ЕС.
- Наличностите в склада съвпадат с тези в счетоводството.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми касов апарат за онлайн магазин?
Зависи от начините на плащане. При плащане само по банков път и с наложен платеж чрез лицензиран пощенски оператор (пощенски паричен превод) не се издава касова бележка. При картови плащания и при наложен платеж, който не е пощенски паричен превод, изискванията са различни и може да е нужен фискален документ и СУПТО.
Продавам само през eMAG или Etsy. Декларирам ли магазин в НАП?
Да. Задължението за деклариране на електронния магазин се отнася и за продажбите през маркетплейси и социални мрежи.
Колко дни има клиентът да върне стока?
Потребителят има право да се откаже от договор от разстояние в 14-дневен срок, по правило без да посочва причина. Връщането трябва да се документира и да е свързано с конкретната продажба.
Трябва ли да съм регистриран по ДДС, за да продавам в ЕС?
Не задължително. Докато общите продажби от разстояние към потребители в ЕС са под 10 000 € годишно и оборотът ви е под прага от 51 130 €, може да продавате без ДДС регистрация. Над тези прагове правилата се променят.
